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Como estruturar o trabalho remoto na sua empresa

Por Henrique Netzka

Seja pelo aglomeramento exponencial de pessoas nas grandes cidades – causando transtornos de mobilidade -, seja pela escassez de mão de obra local, ou simplesmente por “ter a opção”, o trabalho remoto está cada vez mais consolidado no Brasil e no mundo. As grandes corporações se adaptam criando opções de “home office” – ou “anywhere office” -, e algumas empresas menores já nascem sem escritório físico. E, apesar de inúmeras vantagens, o desafio passa a ser outro: como continuar trabalhando como um “time” se cada um está a quilômetros de distância do outro?

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O trabalho remoto está cada vez mais consolidado no Brasil e no mundo. Seja pelos transtornos de mobilidade nas grandes cidades, pela escassez de mão de obra local, ou simplesmente por “ter a opção”. As grandes corporações se adaptam criando opções de “home office” – ou “anywhere office” -, e algumas empresas menores já nascem sem escritório físico. E, apesar de inúmeras vantagens, o desafio passa a ser outro: como continuar “ trabalhando como um time” se cada um está a quilômetros de distância do outro? 

Quando a empresa faz um movimento na direção do trabalho remoto, um ponto muito importante a ser trabalhado é, justamente, a comunicação do time. Isso porque dois fatores se perdem facilmente: a comunicação visual – o bom dia com um sorriso, ou a expressão de cansaço, não serão mais percebidos – e a agilidade na comunicação. Afinal, você não terá mais a opção de “cutucar o colega” para trocar uma ideia rápida!

Seu foco precisa ser a comunicação!

Pensando nos protocolos de comunicação, algumas ferramentas se tornam essenciais para que o time funcione bem: 

  • Se você é uma empresa de serviços, com projetos, ter uma ferramenta de projetos se tornará essencial. Ferramentas como o Nimbly permitem, de forma muito simples, controlar as atividades individualmente ou por squads, acompanhar o andamento de projetos, apontamento de horas e até mesmo oferecem taskboards – para que os post-its no vidro tenham sua representação virtual! 
  • Se a comunicação precisar fluir, tenha um chat corporativo. O WhatsApp pode ser uma opção, mas uma ferramenta específica para comunicação interna trará benefícios como a separação do pessoal x profissional, além de restringir um pouco as “distrações” que o WhatsApp permite. Além do próprio Nimbly, ferramentas como o Slack ou MS Teams são exemplos que podem funcionar muito bem! 
  • Tenha um mural de recados virtual, ou um canal muito bom de comunicação. E-mails já não têm mais a agilidade necessária para distribuir informações, uma vez que eles se confundem com outros assuntos, SPAMs, e viram inclusive “mais um e-mail” dentro da caixa do seu colaborador. 
  • Se você precisará reembolsar colaboradores que não visitam fisicamente a empresa, uma ferramenta de reembolsos é imprescindível para que você receba as notas fiscais de forma estruturada. Você não quer fazer seu colaborador ir até os Correios para enviar papéis, certo?! 

Dica bônus: videoconferências 

Apesar do telefone ser uma forma muito ágil de comunicação, nós, seres humanos, não reagimos muito bem quando nos comunicamos somente por voz. Na realidade, a voz isolada não é tão eficaz quanto a linguagem corporal – os italianos de mãos inquietas que os digam, certo?! 

Por isso, especialmente quando o sistema de trabalho é remoto, procure estabelecer um canal de comunicação rápido por vídeo, como o WhereBy. Ao invés de telefonar, use o chat interno para chamar a pessoa para um call com vídeo. Isso trará mais proximidade entre as partes, que poderão “se ver” ao invés de apesar se ouvir! 

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