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Como fazer a gestão financeira usando o Nimbly

Por Henrique Netzka

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Foto: Adobe Stock

Quando falamos em gestão financeira, o que vem à sua mente? Pagar contas? Emitir boletos? Ou calcular a necessidade de capital de giro para os próximos dias e antecipar os possíveis problemas que a sua empresa poderá enfrentar em breve – mesmo que ela seja lucrativa?

No artigo de hoje, vamos definir um passo a passo simples para você organizar o seu dia a dia e, de forma muito ágil, obter resultados precisos tanto para análise do seu passado quanto para o planejamento do seu futuro. E tudo isso – claro – usando o Nimbly como ferramenta, que tornará todo o processo muito ágil e transparente!

Divida sua empresa – ou não

O primeiro passo para organizar as finanças da sua empresa é entender se ela “merece” uma divisão. A divisão por centros de custo é uma ferramenta poderosa para quem sabe utilizá-la, mas burocratizará bastante a sua operação caso não seja bem aplicada. Então, antes de tudo, defina qual é o seu caso! : )

Uma empresa que precisa de centros de custo é, em geral, uma empresa que estrutura seu orçamento por áreas – a área de projetos tem um objetivo de receitas e despesas, e a área de produtos tem outra; a área de marketing tem seu orçamento; a área administrativa é rateada entre todas as áreas, e você irá querer analisar os resultados de cada área de forma separada – ou combinada.

Este é seu caso? Então, bora criar os centros de custo – um por área! E lembre-se de marcar o Administrativo como “Indireto”, orientando o Nimbly a fazer o rateio das despesas (overhead) para os outros centros de custo.

Mas se tudo isso soou complexo demais para você, “pule” os centros de custo. No Nimbly, se você tiver apenas um centro de custo criado, ele não aparecerá para seleção. Use deste artifício para ter “um campo a menos para preencher”, e siga em frente! ; )

Entenda as classificações

Também chamadas de plano de contas gerencial, as classificações gerenciais distribuem as contas em grupos por assunto: abaixo de despesas de infraestrutura, por exemplo, você terá água, luz e telefone; abaixo de despesas com pessoas, você terá salários, comissões, exames admissionais e encargos; e assim por diante.

Classificações são completamente diferentes do plano de contas contábil, e é importante que você entenda isso dentro do Nimbly. Por padrão, o Nimbly vem com um plano de contas sugerido; nossa ideia é que você use-o, e o modifique de acordo com suas necessidades.

Ah! E você pode criar até 6 níveis de classificações, mas você não precisa considerar esta informação se ela “não significar nada” para você agora.

Contas bancárias e gateways

Se você estiver usando o Nimbly, as contas bancárias e gateways de recebimento são a próxima (e última) etapa de parametrização. É preciso configurar os bancos que você usará a integração via open banking para pagamentos (ou CNAB para pagamentos em lote), os gateways de recebimento (se for o caso) e etc.

O jeito mais fácil de fazer isso é através das próprias telas de pagamento e recebimento. Elas tem um “tutorial” (passo a passo) para você cadastrar estas informações de uma forma muito intuitiva!

Organize os pagamentos da sua empresa

Passada a fase de definir centros de custo e classificações, é hora de organizar os pagamentos. Aqui, temos algumas dicas valiosas para que esta rotina não tome mais do que 30 minutos do seu dia – se você usar o Nimbly, talvez não tome nem 5! 🙂

Programe os pagamentos quando você receber os boletos

Uma das piores formas de trabalhar é lançar os boletos para pagamento “no dia do pagamento”, e o motivo é bem simples: você recebe boletos para pagamento em diferentes datas, e por canais diferentes (correios, e-mail, junto com produtos, etc). Por isso, crie o hábito de programar os pagamentos assim que os recebe!

Recebeu um boleto? Lance no sistema. Recebeu um produto? Lance os boletos no sistema. Programe-os para a data do vencimento, e no dia basta aprová-los – quando muito. Nenhuma conta ficará para trás, e você não precisará se preocupar com nada!

Existe um velho hábito de fazer isso “manualmente”: a “pilha de boletos”. O método de imprimir e empilhar os boletos por dia de pagamento funciona, ele apenas é “feio”, polui o meio ambiente e te dá a sensação de estar em um processo antigo – que precisava de papel, impressora e um leitor de códigos de barras para agilizar. Mas se você está nesse time, a boa notícia é que está fácil: basta digitalizar o seu hábito, trazendo tudo para um sistema e jogando fora esses boletos em cima da sua mesa! 😉

Aprove as contas como “tarefa 1” do seu dia

Você não quer ser surpreendido por um horário-limite do sistema bancário para realizar aquela TED, né?! Por isso, acostume-se a chegar na empresa, aprovar as contas e, depois, começar o seu dia.

Aproveite seu fluxo projetado, DRE e fluxo mensal

Meramente com o hábito de lançar os pagamentos assim que os recebe, e de baixar as contas no primeiro dia, você terá seu financeiro a pagar extremamente organizado! Simples, não?! E se você estiver usando o Nimbly, melhor ainda: seu fluxo de caixa mensal, seu DRE e seu fluxo diário já estará alimentado. Você terá nas mãos a ferramenta perfeita para entender se vai “faltar” ou “sobrar” dinheiro no caixa nos próximos dias. Aproveite!

O saldo (e extrato) bancário

Um passo importante para mapear se os números fazem sentido é o saldo bancário. Porém, se você começar por ele, provavelmente você terá que ajustá-lo muitas vezes depois – pois você ainda estará entendendo seu novo processo. A dica aqui, portanto, é simples: antes de tudo, crie o hábito de programar e baixar os pagamentos. Depois, atualize o saldo e pronto: você precisará fazer a conciliação de extrato apenas para lançar despesas bancárias mesmo, como tarifas e rendimentos da conta. 😉

Automatize seu recebimentos

Sempre falamos em começar pelos pagamentos porque eles são uma questão de hábito, mais do que de trabalho. Isso é diferente no recebimento: neste caso, o que você precisa buscar é uma forma de automatizar completamente esta parte. O recebimento é sempre uma consequência de algo na sua empresa: uma venda, uma nota fiscal emitida, um serviço recorrente mensal.

Nestes casos, procure uma ferramenta capaz de emitir (e registrar) os boletos após a emissão da nota fiscal, por exemplo. Se você é uma empresa que cobra mensalmente por serviços, use uma ferramenta como o Nimbly e automatize seu faturamento. A ideia aqui é chegar ao ponto de “não encostar” no faturamento após a venda: reajustes de valores, consumos de franquia e todo o resto precisa acontecer por consequência da operação (ou por APIs), mas não por ações manuais.

Controle a inadimplência

Com tudo automatizado, uma preocupação sua pode (e deve) ser a inadimplência! Para isso, também existem soluções automatizadoras, é claro. Habilite, por exemplo, a régua de cobrança do Nimbly, e programe uma cadência de envio de cobranças para os mais atrasados. Você também pode criar um processo que conecte os atrasados há mais de 30 dias com um workflow de retenção/desligamento de clientes.

Gestão financeira deve ser um hábito

O resumo da ópera é: a gestão financeira deve ser um hábito para você, não um martírio. E, como todo hábito, ela não deve oferecer desafios diários para você. Organize-se, portanto, para não ter que “tomar decisões diárias” neste assunto. Analise os dados periodicamente, mas procure um “piloto automático” neste assunto.

Sistemas como o Nimbly ajudam porque são pensados exatamente nisso: em manter seu financeiro no piloto automático. BPOs financeiros também fazem este papel: retiram da sua mão o trabalho manual diário. Qualquer que seja a sua escolha, o importante é se lembrar: a gestão é necessária, mas de forma alguma pode ser um problema! : )

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