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O que é BPO financeiro?

Por Henrique Netzka

bpo

Em um mercado que vive transformações de forma acelerada e constante, estruturar um setor administrativo-financeiro dentro da empresa é, cada vez, um desafio maior. Afinal, enquanto as empresas evoluem e se transformam, muda também o nível de conhecimento necessário para executar uma boa gestão. Por isso, cada vez mais empresas estão aderindo ao chamado “BPO financeiro”, ou seja, a terceirização do setor administrativo. Ele é uma boa saída para empresas que querem se manter focadas em seu core business.

No artigo de hoje, vamos entender melhor do que isso se trata, e se este é o caso para a sua empresa!

Business Process Outsourcing

A sigla “BPO” vem do inglês e significa Business Process Outsourcing – em tradução livre, “terceirizar processos empresariais”. Ela serve, portanto, para qualquer processo terceirizado – quando você usa um RH externo para contratar novos colaboradores, ou mesmo um escritório de contabilidade, você já está contratando um serviço de BPO.

O BPO financeiro, portanto, é uma variação disso. E veja que interessante: apesar de considerarmos muito natural ter um escritório de contabilidade olhando para todos os nossos números, não é tão comum permitir que uma empresa terceirizada tenha a “custódia” da sua conta bancária, realizando pagamentos em nome da sua empresa. Estranho, não?!

Bem, esta realidade está mudando – e um novo mercado está ganhando cada vez mais força! Especialistas em gestão empresarial estão puxando pra si a responsabilidade que, muitas vezes, é deixada de lado nas empresas. E as empresas só têm a ganhar com isso!

O que faz o BPO financeiro?

Não importa qual seja o segmento, toda empresa precisa cumprir algumas obrigações operacionais financeiras:

  • Pagar contas
  • Emitir notas fiscais (de serviço, normalmente; as de produto são muito atreladas à operação e, por isso, dificilmente podem ser terceirizadas)
  • Emitir boletos de cobrança

Note que estas obrigações não dizem qualquer respeito à “gestão” em si: elas são tarefas meramente operacionais, e não envolvem qualquer decisão. As contas precisam ser pagas, e os clientes precisam ser cobrados.

Fazer a gestão administrativa de uma empresa, por outro lado, envolve atividades muito além disso: administrar significa garantir o capital de giro necessário, colaborar com o comercial para o aumento de receita e buscar redução de despesas! Perceba como lanças contas e emitir boletos é uma tarefa operacional!

E estas atividades operacionais são, exatamente, o escopo de trabalho do BPO financeiro. Ou seja: ele não concorre com o administrador, que poderá usar seu tempo para desempenhar atividades de análise, ao invés de gastar seu tempo fazendo conciliação bancária e emitindo notas fiscais!

Consultorias que oferecem o serviço de BPO financeiro ainda podem oferecer um adicional: uma análise compilada dos seus números mensais. Isso poderá fazer total diferença na sua tomada de decisões!

Um sistema pode substituir o BPO financeiro?

Sistemas automatizados, como o Nimbly, ajudam muito a operação de uma empresa! A leitura de PDFs de boletos e a classificação automática, com base de inteligência artificial, são apenas dois dos recursos que visam facilitar o dia a dia dos gestores de empresas. Porém, o BPO ainda dará uma “assessoria extra”, tomando decisões como “reclassificar contas para uma análise melhor”, e tendo um carinho melhor para a apresentação de resultados.

Então, ainda que um sistema possa automatizar as funções administrativas, ele não substitui o suporte que um profissional de finanças poderá dar à empresa. A implementação de um sistema, por si só, já envolve algumas dezenas de tomadas de decisões – o BPO fica a encargo de 100% delas!

A melhor combinação possível, portanto, é uma empresa de BPO que use um sistema automatizado!

Emito as cobranças pelo meu próprio sistema. Como o BPO vai me ajudar?

Algumas startups possuem fluxos próprios de cobrança de clientes – com cadastros automatizados e checkouts próprios, já anexados a gateways de pagamentos. Nestas situações, o BPO ainda pode ajudar com os pagamentos, classificando e exibindo os resultados.

Quando este for o caso, o melhor é entender se o sistema usado pela empresa de BPO oferece APIs para que você faça a integração do seu sistema próprio. Assim, você poderá lançar as informações de recebimento diretamente via sistema.

Sistemas como o Nimbly ainda podem ser usados como um gateway de emissão de NFS-e, já que permitem, via API, que as notas sejam emitidas para qualquer prefeitura do país. Assim, o fluxo ideal para startups que contratem o BPO é:

  • Pagamentos: segue o fluxo normal, enviando boletos a pagar via e-mail ou lançando diretamente via sistema
  • Recebimentos: integrar via API, emitindo notas ou simplesmente lançando os recebimentos

Se você tem dúvidas sobre ser melhor contratar diretamente um sistema ou uma empresa de BPO, entre em contato conosco. Nossos especialistas poderão te ajudar a tomar esta decisão!

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